Desde hace unos años ya los términos “freelancer” y “nómada digital” se han vuelto parte del vocabulario laboral común. Cada vez son más las personas que aprovechan al máximo las numerosas ventajas que estas formas de empleo moderno aportan. Una de estas personas es nuestro amigo Ambroise Debret, freelancer experto en marketing digital. Tras varios años de experiencia en estos campos, Ambroise se dedica actualmente a asesorar a todo aquel que sienta curiosidad por trabajar como freelancer. Su experiencia incluye formación sobre cómo encontrar clientes, cómo trabajar mientras se viaja de un lugar a otro y cómo sacar el máximo partido al Internet para prosperar de forma remota e independiente. Por supuesto, la experiencia no viene sin algunas lecciones aprendidas, y por eso también ha escrito sobre los errores comunes que cometen los freelancers y cómo evitarlos.
Ambroise es francés y ha vivido tanto en Québec como en Francia. Por eso, de momento, su sitio web y su blog sólo están disponibles en su lengua materna. Queremos que sus increíbles consejos estén al alcance de más personas que quieran lanzarse a trabajar por cuenta propia. Por eso, con su permiso, te presentamos su guía de los siete errores que no debes cometer como freelancer, así como lo que deberías hacer en su lugar para empezar por el buen camino. Este artículo apareció originalmente en su blog y ha sido traducido por nuestro equipo con el permiso de Ambroise.
Los 7 peores errores que los freelancers cometen
Ser autónomo puede ser increíblemente satisfactorio y ofrece muchas ventajas: viajar cuando y a donde quieras, trabajar con tu propio horario y elegir los trabajos que más te interesan. Sin embargo, pocas veces hablamos de los aspectos negativos, incluidos los errores que a veces puedes cometer y que pueden costarte caros. Te los presentamos estructurados por temas, entre los que se incluyen la captación y prospección de clientes, la comunicación durante proyectos, así como los procesos de entrega de proyectos y el cobro de los mismos. Estos consejos no son exclusivos al marketing digital: diseñadores gráficos, redactores, traductores y muchos otros profesionales autónomos también los encontrarán útiles.
Error de Freelancer #1: No identificar bien a tus clientes potenciales
Imagen via Cytonn Photography en Unsplash
Esta es un área en la que los freelancers principiantes cometen muchos errores. Si necesitas encontrar nuevos clientes, tienes que aprovechar el poder de Internet. El enfoque de prospección anticuado de “tocar puerta por puerta” dará pocos frutos en el mundo digital. No tiene sentido acercarse físicamente a la gente: hablar con ópticos, veterinarios o dueños de restaurantes probablemente no les convertirá en clientes. Si trabajas en un entorno digital, será difícil encontrar personas que vean el valor de una presencia digital entre las empresas tradicionales.
La lección aprendida es que nunca hay que forzar las cosas ni proponer tus servicios a una empresa que no exprese ya una necesidad de ellos. Tu red de contactos es clave para encontrar clientes, y harás un mejor uso de tu tiempo acercándote y proponiendo tus servicios de freelance a ésta. Hablando desde la experiencia, esto te ayudará a encontrar clientes de forma mucho más fácil y productiva.
Error de Freelancer #2: No ponerte en contacto con la persona que toma las decisiones ni estar seguro de sus necesidades
Una vez más, esta lección proviene de experiencia propia. Los errores de comunicación ocurren, incluso dentro de las empresas. Imagina que el “Community Manager” de una empresa se pone en contacto contigo para decirte que están buscando un “Growth Hacker”. Te entrevistan por teléfono y en persona, y dedicas tiempo y recursos a elaborar una propuesta de servicio. Las cosas siguen yendo en círculos hasta que te reúnes con el responsable de la toma de decisiones para el proyecto de la empresa que te hace saber que, de hecho, ¡tus servicios no son lo que necesitaban para su proyecto! Cuando decimos esto por experiencia, es porque es exactamente lo que le pasó a Ambroise.
La lección aprendida aquí es que hay que ponerse en contacto con el responsable de la toma de decisiones lo antes posible en el proceso. De lo contrario, estará perdiendo el tiempo. Debes asegurarte de que tengan una necesidad urgente de tus servicios para poder pasar rápidamente a colaborar con ellos en lugar de quedarte atascado hablando de cómo podrías colaborar con ellos.
Error de Freelancer #3: No conocer el presupuesto de tu cliente para el proyecto en cuestión
Imagen via Kelly Sikkema en Unsplash
El tercer error que hay que evitar es trabajar con empresas que no dispongan del presupuesto adecuados para el proyecto deseado. El resultado de hacerlo es que estas empresas no estarán seguras de lo que necesitan de ti e intentarán negociar condiciones y salarios desventajosos por tus servicios. Las expectativas cambiarán a lo largo del proyecto y las condiciones se volverán confusas y frustrantes a medida que intentes avanzar. Trabajar así puede hacer que aceptes algo, empieces y luego no puedas continuar por falta de presupuesto o porque el cliente no sabía lo que realmente quería o necesitaba desde un principio.
La conclusión es que no hay que trabajar con empresas que no fijen un presupuesto claro desde el principio o que no parezcan tener una actividad comercial activa que justifique el trabajo que quieren que hagas para ellas (pero tampoco es buena idea trabajar con empresas que te tratan como a un gurú que va a resolver todos sus problemas. Esto también creará problemas a largo plazo).
Lo mejor es fijar presupuestos mínimos claros con los que trabajarás en los distintos servicios que ofreces. Puedes fijarlos por tareas o por horas. A la hora de negociar el proyecto, asegúrate de preguntar claramente cuál es su presupuesto, ver si se corresponde con lo que estás dispuesto a aceptar y, a continuación, haz una lista del trabajo que se entregará para las tareas concretas acordadas.
Error de Freelancer #4: No poner un límite a la comunicación con tu cliente
Es normal que haya una buena cantidad de comunicación necesaria entre un freelancer y sus clientes. Esto es especialmente cierto si trabajas en diseño, creación de sitios web o marketing digital. Sin embargo, si no estableces límites, corres el riesgo de que el cliente se ponga en contacto contigo docenas de veces y que te pida reconstrucciones, cambios importantes o incluso varios cambios pequeños que empezarán acumularse.
Lo más importante es establecer límites y dejarlos claros antes de empezar. Por ejemplo, si diseñas la página web de alguien, puedes establecer el límite de iteraciones de la siguiente manera: Presentas un borrador, presentas un prototipo funcional y presentas la página final, cada paso con un máximo de dos revisiones antes de avanzar al siguiente.
Otra cosa importante es ceñirte a tu experiencia y ponerte límites a ti mismo también. Si aceptas tareas con las que no estás familiarizado, te verás obligado a ejecuta revisiones extra que te costarán tiempo y dinero. Siempre puedes delegar partes del proyecto que no sean tu fuerte a otro freelancer y evitar caer en una espiral de correos electrónicos y llamadas interminables con el cliente.
Error de Freelancer #5: Aceptar muchos proyectos con fechas de entrega similares
Imagen via Tim Gouw en Unsplash
Este punto te evitará mucha ansiedad y stress. Es inevitable que tu trabajo se planifique en torno a plazos y fechas de lanzamiento. Si aceptas trabajos clientes que te comunican que quieren los resultados alrededor de fechas similares, no harás más que complicarte las cosas. No sabes cuánto van a durar las tareas necesarias antes de una fecha límite, ni cuánto durará el lanzamiento, ni con qué imprevistos te puedes encontrar. En el momento en que te encuentres con plazos simultáneos acercándose, simplemente te arrepentirás de haber asumido todos los proyectos que aceptaste.
La conclusión es que hay que espaciar las fechas límite de los proyectos que aceptas. Como consultor, puedes incluso ejercer cierta influencia sobre los plazos y ayudar a los clientes a fijarlos en función de lo que más te convenga a ti. De este modo, todo el trabajo y el estrés no tendrán lugar al mismo tiempo. También es buena idea conocer tu propio ritmo de trabajo según cada tipo de proyecto que asumas. Cuanto más lo hagas, más capaz serás de estimar qué tiempo y esfuerzo te suelen más o menos tomar tus proyectos.
Error de Freelancer #6: No poner límites a tu disponibilidad
Algo enervante que ocurre con frecuencia es que los clientes te esperarán demasiadas cosas de ti. Algunos clientes te respetarán y será un placer trabajar con ellos. Otros empezarán a abusar de tu profesionalidad y buena voluntad. Pueden empezar a ponerse en contacto fuera del horario laboral establecido y a través de métodos de comunicación personales. Luego te preguntarán por qué no contestas. Esto impactará la separación entre tu vida profesional y personal.
Hay algunos consejos respecto a este tema. Para empezar, establece claramente los detalles de tu relación profesional en tus contratos (esto también se aplica a todos los puntos anteriores del artículo). Puedes establecer cómo, cuándo y con qué frecuencia pueden tomar lugar las comunicaciones. Puedes especificar, por ejemplo, que utilizarás una herramienta de gestión de proyectos que actualizarás diariamente al final de la jornada, con la posibilidad de una llamada semanal de 30 minutos. Asegúrate de dejar un método de contacto urgente, pero precisa que es sólo para emergencias. Evita también crear precedentes. Si el cliente te envía un clip de voz por WhatsApp y tú le respondes, pensará que es un método de comunicación aceptable y seguirá haciéndolo en el futuro.
En segundo lugar, puedes asignar una fecha concreta a tus diferentes clientes y hacérselo saber. Por ejemplo, puedes decirle a uno de tus clientes “trabajaré en tu proyecto los lunes y los miércoles y, por tanto, podré responder a los correos electrónicos y ofrecer actualizaciones los martes y los jueves”. Así las cosas quedarán claras y precisas tanto para ti como para el cliente.
Error de Freelancer #7: Ser desorganizado con tus cuentas
Imagen via FIN en Unsplash
Este es el último error de esta guía y donde puedes perder la mayor cantidad de tiempo y dinero como freelancer. Esto se ilustra mejor con algo que, una vez más, le ocurrió a Ambroise. Durante algunos años tuvo un proyecto con una agencia de marketing en el que ayudaba a aumentar los seguidores en las redes sociales de varios clientes de la agencia. El principal problema era que enviaba una factura genérica a final de mes, sin desglosar completamente el trabajo realizado para cada uno de estos clientes de la agencia, cuya carga de trabajo variaba mes a mes. La cuestión es que uno de estos clientes había dejado de pagar a la agencia, y Ambroise no estaba recibiendo el pago por el trabajo realizado para ellos. No se estaba dando cuenta de esto porque se limitaba a enviar facturas genéricas sin mayor detalle. Después de hacer números, se dio cuenta de que le debían $4.000 dólares, pero entonces la agencia de marketing quebró y él nunca recibió el dinero que se le debía.
La lección aquí es que hay que ser extremadamente cuidadoso y estricto con la contabilidad. En los negocios, todo lo que tenga que ver con dinero y pagos es de suma importancia. Lo más importante es llevar la contabilidad hasta el último céntimo. Si algo no cuadra al redactar tus facturas o recibir tu dinero, comunícalo al cliente inmediatamente.
Otra lección: establece plazos de pago claros y recargos por demoras. El plazo de pago habitual es net-30 (el pago vence a los 30 días de enviar la factura al cliente). Por tanto, puedes establecer una penalización del 25% de la factura respectiva por cada semana que pase después de la fecha límite de pago.No debes aplicar esto siempre, pero te da una excusa para perseguir a los clientes para que te envíen tu diner (lo que lastimosamente verás mucho en tu vida como trabajador autónomo)
Y ahí lo tienes – estos son algunos de los principales errores que cometen los freelancers y que deben evitar. Trabajar como autónomo tiene muchas ventajas, pero, como se indica aquí, esto implica más de un rol y responsabilidad de tu parte, incluido el de ser tu propio gestor de recursos humanos y contador. Gracias, Ambroise, por estos consejos. No dejes de consultar la guía de Ambroise sobre cómo hacerse un trabajador autónomo. De momento sólo está disponible en francés, pero puedes utilizar una herramienta de traducción y hacerte una idea de su contenido.
Y si ya eres un freelancer, por qué no leer sobre 10 formas en las que puedes usar ChatGPT para tu marketing (así como nuestra segunda guía con 7 formas más en las que ChatGPT puede ayudarte en tu marketing). Esta herramienta está en boca de todos en marketing digital, y como freelance también puedes ahorrar mucho tiempo y dinero en tus gigs aprovechando esta tecnología.
Foto de portada: Glenn Carstens-Peters via Unsplash